Februari 2022 – Richard Vrieling is als Implementatie Consultant werkzaam bij TopX, hij schrijft regelmatig blogs over zijn ervaringen.
Deze nieuwe blog gaat het over de fase nadat je net (of al wat langer) live bent met AFAS en je wilt nieuwe functionaliteit toevoegen aan je inrichting of bestaande inrichting aanpassen en verder optimaliseren.
Veel bedrijven en organisaties zijn op 1 januari live gegaan met AFAS. Sommigen hebben alleen het HRM / Payroll gedeelte geïmplementeerd, anderen kiezen alleen voor financieel en weer anderen deden een gecombineerde implementatie. Na het eten van een taartje om de livegang te vieren, volgt voor de gebruikers een tijd van wennen en soms wat mopperen. Voor de AFAS beheerders is het vooral een tijd van vragen beantwoorden en problemen en incidenten oplossen. Processen en workflows die van te voren goed uitgedacht en getest zijn, blijken in de praktijk toch niet helemaal naar behoren te werken. Daarnaast gaat het nieuwe systeem door het gebruiken ervan past echt leven en ontdekken gebruikers de grenzen van het systeem ten opzichte van hoe het vroeger ging. Sommige gebruikers zuchten dan diep en willen graag weer terug naar het oude systeem, want dat was toch zo slecht nog niet.
Als systeemeigenaar is het dan goed om na deze eerste maanden te evalueren wat goed gaat en wat nog te verbeteren valt. Natuurlijk worden incidenten in kaart gebracht en snel opgelost, maar er komen ook altijd veel wensen en nieuwe ideeën naar voren. Ook deze moeten goed in kaart gebracht worden, maar snel oplossen daar is niet altijd tijd voor. Daarnaast biedt AFAS nog veel modules die nog toegevoegd kunnen worden, waardoor je andere systemen die je als bedrijf hebt kunt uitfaseren. Maar hoe pak je dat nu aan?
Wanneer je nieuwe functionaliteit aan je AFAS inrichting wilt toevoegen, dan kan het idee in je organisatie leven dat dat heel makkelijk kan nu je eenmaal live bent. Een nieuw proces of die ene workflow is toch zo ingericht! Natuurlijk kan het inrichten van een nieuw proces snel gaan, maar dan alleen als het 1 op 1 gelijk is aan de standaardoplossing die in AFAS beschikbaar is. En jouw organisatie is vaak net even anders dan standaard. Daarom is het zaak om na te gaan of het huidige proces aan te passen is naar de AFAS standaard of dat de AFAS standaard toch net even omgebouwd moet worden tot een eigen proces. Stel je wilt ordermanagement binnen je organisatie implementeren dan vraagt dit de nodige voorbereidingstijd. Eerst naar de tekentafel met al je inkoop stakeholders om het proces uit te werken. Pas dan heeft het zin om de inrichting ervan te plannen en uit te voeren. Betrokkenheid van de juiste mensen is essentieel voor een juiste werking van je workflows.
Er zijn genoeg methodes en hulpmiddelen om je doorontwikkeling te inventariseren, te plannen en door te voeren. Zo kun je een roadmap maken waarin je overzicht creëert en een doel hebt om naar toe te werken. Een andere aanpak kan zijn om via een Agile werkwijze zoals SCRUM de nodige functionaliteit in kaart te brengen, deze te prioriteren en door het team te laten implementeren. Het werken met Agile SCRUM kan ook goed gebruikt worden om de bestaande functionaliteit te optimaliseren. Wensen en verbeteringen kun je zo met de stakeholders prioriteren en uitwerken.
Naast SCRUM zijn er ook tools die je werkzaamheden kunnen ondersteunen (naast Excel wat je voor alles kunt gebruiken). Voor het maken van userstories, workflows of een roadmap zijn de volgende apps werkbaar:
Je huidige AFAS-omgeving verder uitbouwen is dus niet is wat je ongecoördineerd kunt doen, maar waar je tijd en overzicht voor nodig hebt. Daarbij kan het soms wenselijk zijn om bij dit proces wat hulp in te schakelen van mensen met AFAS-kennis. Je weet immers ook niet altijd wat er nog meer met AFAS mogelijk is om je bedrijfsvoering verder te optimaliseren.
Alle initiatieven