Dataconversie voor je softwarepakket – Garbage in, Garbage out!

Voordat je aan de implementatie van je nieuwe ERP pakket gaat beginnen weet je al wat het resultaat moet zijn: een succes!! Voor minder dan dat doe je het niet toch? Je stelt een programma van eisen op, gaat daarmee de aanbestedingsmarkt op en daar rolt dan een leverancier uit die jou gaat helpen dat succes te bereiken. Anno 2021 is het dan een grote kans dat die leverancier AFAS Software is en samen gaan jullie een gaaf product neerzetten na een vloeiend implementatietraject!

Oké dat laatste klinkt misschien wel wat cynisch maar het succesvol uitrollen van je nieuwe pakket is uiteindelijk waar je het voor doet. Een nieuw ERP pakket dat een of meer andere systemen vervangt, met een hedendaagse look and feel in een intuïtieve omgeving. Hoe fijn is het dat je medewerkers in drie klikken verlof hebben aangevraagd, een contractverlenging hebben gekregen of zich ziek hebben gemeld. Al deze dingen dragen bij aan een succesvolle acceptatie van je nieuwe pakket, maar wat zijn dan risico’s die afbreuk kunnen doen aan dat succes?

Als ik dan naar de drie genoemde acties kijk dan zit er aan alle drie de voorbeelden een andere kant. Wat als je verlof wilt aanvragen, maar je saldo klopt totaal niet. Of je contractverlenging is niet goed doorgekomen en na de oliebollen en Nieuwjaars rolletjes blijk je niet meer te kunnen inloggen. En tenslotte je herstelmelding is niet doorgekomen en na 6 weken valt er ineens een brief van de bedrijfsarts onterecht in je (digitale) brievenbus. In deze gevallen blijft er van de mooie look and feel niet zoveel meer over. De betreffende gebruikers zullen door de foutieve data niet heel blij zijn met het resultaat van hun handelingen. Natuurlijk is een fout snel te herstellen door iemand van de personeels- of salarisadministratie, maar is het leed dan al niet geleden?

Zoals als in heel veel gevallen, geldt ook hier dat voorkomen beter is dan genezen. Een goede migratie van je data is wellicht wel DE succesfactor van je nieuwe software. Het is dus niet een projectfase die even gedaan moet worden, maar het is een fase die de volle aandacht verdient. De oude systemen bevatten vaak minder of meer foutieve data of data die moeilijk te exporteren is. Een pakket van een andere leverancier dat al jaren gedraaid heeft, dat valt wellicht nog mee qua datakwaliteit. Alleen die kleinere systeempjes of die programaatjes die vroeger eens ontwikkeld zijn door die ene programmeur die je in dienst had, die maken je datamigratie uitdagend. Het succes van je pakket begint dus bij het betrekken van de beheerders en kerngebruikers van de systemen die vervangen worden. Laat hen goede exportbestanden maken en zet ze in bij het testen van de proefmigratie. Laat ze alle looncomponenten testen, maar ook de saldi controleren en de debiteuren en crediteuren nalopen. Hoe beter de gegevens zijn die uit je oude systemen komt, hoe hoger de kwaliteit van je migratie! En hoge kwaliteit dat wilde je toch met de nieuwe software bereiken?

Mocht je meer willen weten stuur dan een bericht of een mail naar Richard Vrieling.

Alle initiatieven